Polityka prywatności Agro Sznajder WKP sp. z o.o.

Niniejszy punkt dotyczy zarówno osób fizycznych prowadzących gospodarstwa rolne (właścicieli), jak i osób działających w ich imieniu (np. zarządców, pracowników), których dane kontaktowe pozyskujemy w ramach współpracy.

W zależności od Państwa potrzeb, przekazane nam dane mogą posłużyć do obsługi jednorazowego zapytania lub do założenia stałego profilu klienta. Należy pamiętać, że profil ten tworzony jest zawsze dla konkretnego gospodarstwa (właściciela), który pozostaje jego głównym podmiotem.

• Jeśli są Państwo właścicielami (JDG): założenie profilu pozwala nam analizować specyfikę Państwa działalności (np. areał, park maszynowy) i historię współpracy, aby przygotowywać oferty „szyte na miarę”. Robimy to na podstawie Państwa dobrowolnej zgody.
• Jeśli działają Państwo jako przedstawiciele właściciela prowadzącego gospodarstwo: Państwa dane kontaktowe (imię, nazwisko, e-mail lub telefon) są przypisywane do profilu gospodarstwa, który zakładają Państwo w imieniu i na rzecz jego właściciela. Państwa rola polega na reprezentowaniu interesów tego gospodarstwa oraz umożliwieniu nam sprawnej komunikacji i dopasowania ofert do potrzeb reprezentowanego podmiotu.

Należy mieć na uwadze, że profil klienta ma charakter dynamiczny. Oznacza to, że będzie on systematycznie uzupełniany o nowe informacje (np. wnioski z pokazów maszyn czy historię zapytań), co pozwoli nam jeszcze precyzyjniej dopasowywać propozycje handlowe. W sytuacji, gdy oferta zaowocuje współpracą, zakres przetwarzania danych ulegnie rozszerzeniu.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

• Obsługa jednorazowych zapytań ofertowych: przygotowanie i przedstawienie oferty w odpowiedzi na zgłoszone przez Państwa zapytanie, bez tworzenia profilu klienta (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań handlowych).
• Prowadzenie profilu klienta i ofertowanie:  przetwarzanie podstawowych danych identyfikacyjnych i kontaktowych, a także innych informacji dotyczących rodzaju i specyfiki prowadzonej przez Państwa działalności (w tym m.in. danych o wielkości gospodarstwa, posiadanym parku maszynowym oraz informacji pozyskanych podczas pokazów handlowych, z protokołów pokazowych, zapytań), co umożliwia nam analizę Państwa potrzeb oraz przygotowywanie zindywidualizowanych ofert (podstawa prawna: w przypadku właściciela gospodarstwa prowadzącego JDG: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna zgoda; w przypadku przedstawiciela/pracownika: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na utrzymywaniu relacji z klientem (gospodarstwem) i kierowaniu dopasowanych ofert do podmiotu, który Państwo reprezentują).
• Sprzedaż i umowy: zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży, dostawy, serwisu lub gwarancji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w przypadku, gdy stroną umowy jest osoba prowadząca działalność gospodarczą lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO w przypadku reprezentantów/pracowników podmiotów zawierających umowę – prawnie uzasadniony interes polegający na weryfikacji umocowania i realizacji umowy z podmiotem, który Państwo reprezentują).
• Telemetria (LiveLink dla maszyn JCB lub HorschConnect dla maszyn Horsch): monitorowanie parametrów, diagnostyka i wsparcie techniczne oraz prowadzenie historii maszyny (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w okresie umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO po jej wygaśnięciu – prawnie uzasadniony interes polegający na monitorowaniu parametrów pracy i kondycji maszyny, diagnostyce błędów i usterek, prowadzeniu historii serwisowej przez cały cykl życia maszyny oraz kontakcie w sprawach technicznych (np. akcje przywoławcze, wsparcie serwisu).
• Obowiązki prawne: wykonanie obowiązków rachunkowo-podatkowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Dochodzenie roszczeń: obrona przed ewentualnymi roszczeniami i dochodzenie ewentualnych roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na obronie przed ewentualnymi roszczeniami i dochodzeniu ewentualnych roszczeń).

Dobrowolność podania danych 

Podanie danych w celu założenia profilu klienta jest w pełni dobrowolne. Należy jednak pamiętać, że:

• podanie podstawowych danych kontaktowych i identyfikacyjnych jest niezbędne do przygotowania i przedstawienia jakiejkolwiek (nawet jednorazowej) oferty;
• w przypadku przedstawicieli gospodarstwa – podanie danych kontaktowych umożliwia nam bieżący kontakt i współpracę z reprezentowanym przez Państwa gospodarstwem.

W przypadku podjęcia decyzji o nawiązaniu współpracy handlowej (np. zawarciu umowy sprzedaży lub realizacji usług serwisowych), podanie danych staje się wymogiem umownym oraz ustawowym (podatkowym) – ich niepodanie uniemożliwi realizację transakcji. Ponadto, w przypadku wybranych pakietów gwarancyjnych (np. JCB Machine Care), podanie danych do systemu telemetrycznego LiveLink jest ścisłym wymogiem umownym, a ich brak skutkuje utratą uprawnień gwarancyjnych.

Podmioty, które mogą mieć dostęp do danych

• Spółka Agroma Olsztyn Grupa Sznajder sp. z o.o. oraz Agro Sznajder sp. z o.o.
• Producenci maszyn (np. spółki z grupy JCB działające w Wielkiej Brytanii lub Horsch Maschinen w Niemczech)
• Dostawcy usług i systemów IT
• Dealerzy z naszej sieci (wsparcie lokalne)
• Banki (przy finansowaniu)
• Podmioty oferujące usługi administracyjne (np. archiwizacji dokumentów)

Okres przechowywania 

• Jednorazowe zapytania ofertowe: w przypadku obsługi zapytania bez założenia profilu klienta, Państwa dane będą przetwarzane przez czas niezbędny do przygotowania i przedstawienia oferty, a następnie zostaną usunięte po wygaśnięciu jej ważności lub definitywnym zakończeniu rozmów handlowych, o ile nie zdecydują się Państwo na zawarcie umowy lub założenie profilu klienta.
• Profil klienta (bez zgód marketingowych): w przypadku, gdy założą Państwo jedynie profil klienta, do którego nie będą przypisane żadne zgody na kontakt marketingowy, profil ten wraz ze wszystkimi danymi zostanie usunięty po upływie dwóch lat od przedstawienia Państwu ostatniej oferty.
• Profil klienta (ze zgodami marketingowymi): w przypadku, gdy do profilu klienta przypisana jest jakakolwiek zgoda marketingowa, profil ten zostanie usunięty w razie zakończenia przez Państwa działalności gospodarczej lub w przypadku uznania przez nas, że nie są już Państwo zainteresowani naszą ofertą. Ponadto profil klienta może zostać usunięty, jeśli wszystkie przypisane do niego zgody na kontakt marketingowy zostaną przez Państwa wycofane.
• Dane transakcyjne: dane zawarte na dokumentach sprzedażowych i księgowych przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa (zazwyczaj 6 lat od końca roku podatkowego) oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń. W przypadku posiadania profilu klienta, wybrane informacje o przebiegu współpracy (np. o rodzaju zakupionych maszyn) przetwarzane są przez czas jego istnienia – pozwala to na zachowanie ciągłości obsługi i dopasowywanie przyszłych ofert do specyfiki Państwa gospodarstwa.
• Historia techniczna maszyny: dane telemetryczne i serwisowe przechowywane są przez cały cykl życia maszyny ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa produktu oraz zachowania ciągłości historii serwisowej.

Przekazywanie danych poza EOG 

W związku ze współpracą z producentem – spółką JCB Sales Limited oraz powiązanymi z nią spółkami – dane mogą być przekazywane do Wielkiej Brytanii. Transfer odbywa się bezpiecznie, na podstawie Decyzji Wykonawczej Komisji Europejskiej (Art. 45 RODO).